Privacy Reglement WerkEnergiek!

Toepassingsgebied Omgang met vertrouwelijke informatie betreffende personen en organisaties.

Doelen Privacyreglement
  1. Op zorgvuldige wijze omgaan met vertrouwelijke informatie.
  2. In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), welke per 25 mei 2018 van kracht is geworden, inzage geven over hoe wij persoonsgegevens en organisatiegegevens verwerken.
  3. Verwerkingsverantwoordelijke
  4. WerkEnergiek! - KvK nummer 55160166
    Postadres: Snoek 16, 7623 KL Borne
    06-51066927 / info@werkenergiek.nl
    Functionaris voor gegevensbescherming: Mevr. J.J. Klaas

Uitgangspunten

Volgens de AVG gelden bij de verwerking van persoonsgegevens de volgende uitgangspunten:

  • Gerechtvaardigde grondslag
    Er moet een goede reden zijn om persoonsgegevens te verwerken
  • Doelbinding
    Voor de verwerking van de gegevens dient eerst duidelijk te worden omschreven met welk doel de gegevens worden verzameld.
  • Proportionaliteitsbeginsel
    De inbreuk op de belangen moeten in verhouding staan tot het doel.
  • Subsidiariteitsbeginsel
    Op diegene die de gegevens verwerkt rust de plicht binnen redelijke grenzen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van anderen te voorkomen.
  • Transparantie
    De betrokkene moet ingelicht worden over het doel van de informatie en zich een oordeel kunnen vormen over de gevolgen van de ernst van de inbreuk.
  • Geheimhouding
    Degene die de gegevens verwerkt dient onnodige verspreiding van de gegevens tegen te gaan.
Het gebruik van persoonsgegevens door WerkEnergiek!

WerkEnergiek! verkrijgt persoonsgegevens van uzelf, bijvoorbeeld de gegevens die u aan ons verstrekt via de website, email, telefoon, app of tijdens gesprekken. Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verwerken die wij via derden in het kader van onze dienstverlening hebben verkregen.

Afhankelijk van het soort traject en de fase van een traject, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

    • naw-gegevens;
    • contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer(s).
    • geboortedatum, geslacht, burgerlijke staat, gezinssamenstelling;
    • gegevens betreffende uw dienstverband en arbeidsverleden;
    • opleidings- en scholingsgegevens;
    • cv, inclusief eventuele pasfoto, als u deze zelf op uw CV heeft aangebracht;
    • indien wettelijke verplicht: Burgerservicenummer, nationaliteit;
    • indien relevant voor het traject: nationaliteit, geboorteplaats, godsdienst.
    • inhoud van communicatie / contactmomenten;
    • gegevens in een plan van aanpak/offerte;
    • gespreksverslagen;
    • rapportages.
    • ziekmeldingen;
    • functionele mogelijkheden en belastbaarheid;
    • arbeidskundige rapportages;
    • re-integratieplannen.
    • testuitslagen, analyserapporten;
    • in het kader van het traject gemaakte huiswerkopdrachten;
    • gebruikersnaam en wachtwoord, indien aan u een gebruikersnaam en wachtwoord is verstrekt om toegang te verkrijgen tot onze besloten web- en 'mijn'omgevingen en portals;

Wij verwerken uitsluitend bijzondere persoonsgegevens, voor zover u hier expliciet toestemming voor geeft, dan wel deze verwerking in overeenstemming is met de geldende (privacy) wet- en/of regelgeving. Tot de bijzondere persoonsgegevens die u aan ons verstrekt hebben alleen personen toegang die over deze gegevens dienen te beschikken voor de (uitvoering van) hun werkzaamheden en/of ter voldoening aan de geldende wet- en regelgeving.

Cliëntdossier

Van elke aangemelde cliënt wordt een cliëntdossier gemaakt. In het cliëntdossier worden in ieder geval alle voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde gegevens van zowel de cliënt als de opdrachtgever opgenomen. We verzamelen alleen gegevens die nodig zijn om een goed traject (loopbaan, re-integratie, outplacement, coaching, jobcoaching, training, WMO-begeleiding) te kunnen bepalen, vastleggen, uitvoeren, volgen en evalueren. Cliëntgegevens worden deels op schrift en deels in ons computersysteem bewaard.

Rapportage aan opdrachtgever

Indien met de opdrachtgever overeengekomen, rapporteert WerkEnergiek! aan de opdrachtgever. Dit gebeurt mondeling, per post of per e-mail. Alle rapportage via e-mail worden in PDF-formaat verstuurd. Bij mondelinge rapportage wordt in het cliëntdossier hiervan een gespreksnotitie gemaakt. Elke schriftelijke rapportage wordt pas na schriftelijk akkoord van cliënt, naar de opdrachtgever verstuurd. Hierop kan slechts bij schriftelijke overeenkomst van alle betrokken partijen en voor aanvang van de begeleiding, een uitzondering worden gemaakt. Mondelinge informatie over de voortgang van de begeleiding behoeft niet eerst aan cliënt voorgelegd te worden.

Doeleinden verwerkingen

Persoonsgegevens die van (potentiële) cliënten, relaties en opdrachtgevers ontvangt, gebruiken wij voor de volgende doeleinden:

  • om de geldende wet- en regelgeving na te leven;
  • om een relatie gericht op het verwerven / uitvoeren van opdrachten aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een financiële administratie te kunnen voeren (declaratie / facturatie / boekhouding);
  • voor het onderhouden van contact; om je te bellen of te mailen als dit nodig is om een dienst te kunnen leveren, om je toegang te geven tot de membersite of antwoord te geven op vragen of voor het verrichten van administratieve handelingen, zoals planning;
  • voor het verkrijgen van een totaalplaatje van de situatie in relatie tot de vraag en het doel, zodat een passend aanbod gedaan kan worden en begeleiding op maat geboden kan worden;
  • de re-integratie of begeleiding van personen / werknemers / uitkeringsgerechtigden in verband met een specifieke coachingsvraag of bij ziekte / arbeidsongeschiktheid;
  • om je geschiktheid voor een bepaalde functie te beoordelen, je beschikbaarheid vast te leggen en je in contact te brengen met - of voor te stellen aan één of meerdere relaties;
  • om je te bemiddelen naar werk, om je opleidingen / opleidingsmogelijkheden / carrière- en/of loopbaanadviezen en/of overige (werkgerelateerde) diensten aan te bieden.
  • om te beoordelen of je voor een (premie)korting en/of subsidie in aanmerking komt of onder een (premie)korting- of subsidieregeling valt;
    om je persoonlijke ontwikkeling te bevorderen en te stimuleren, je deel te (kunnen) laten nemen aan (online) testen en testresultaten te kunnen genereren;
  • voor de rapportage / verantwoording richting opdrachtgevers;
  • voor het verbeteren van onze dienstverlening;
  • om je te informeren over onze dienstverlening, overige activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur) en om je aanbiedingen te kunnen doen; voor marketingdoeleinden, zoals is toegestaan volgens de wet (elke mail bevat een uitschrijflink);om het aanbod af te stemmen op jouw voorkeuren.
  • om je te informeren over wijzigingen van onze producten en diensten voor managementdoeleinden en het genereren van managementinformatie en -rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles en het bevorderen en handhaven van de bedrijfsveiligheid;
  • om je gedrag op de website te analyseren en zo de website te optimaliseren;
  • om je gebruik te kunnen laten maken van alle functies op de website;
  • om je toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van onze besloten web- omgevingen en portals;
  • voor het behandelen van geschillen.
Grondslagen

Wij verwerken bepaalde persoonsgegevens om uitvoering te geven aan de overeenkomst met je of om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld verplichtingen op basis van het sociale zekerheidsrecht. Tevens verwerken wij persoonsgegevens, omdat WerkEnergiek! hier gerechtvaardigde belangen bij heeft.
Deze gerechtvaardigde belangen zijn:

  • het uitvoeren van de opdracht;
  • het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van haar dienstverlening;
  • de bescherming van haar financiële belangen;
  • de verbetering van haar diensten;
  • beveiliging en het beheer van haar systemen;
  • het borgen van het voortbestaan van de eigen organisatie.


Indien persoonsgegevens worden verwerkt op grond van toestemming, zal deze afzonderlijk aan je worden gevraagd.

Verstrekking aan derden

WerkEnergiek! kan voor de hiervoor genoemde doeleinden gebruik maken van diensten van derden, zoals de IT-leveranciers/webdeveloper voor onze website en onze systemen, testbureaus, ingeschakelde ZZP’ers of aan het administratiekantoor, die voor ons de boekhouding verzorgt. Ter bescherming van uw gegevens heeft WerkEnergiek! verwerkersovereenkomsten afgesloten met partijen, die zij heeft ingeschakeld voor het uitvoeren van bepaalde taken. In deze verwerkersovereenkomst staat omschreven wat het doel is van de verwerking, welke gegevens worden verwerkt, de verplichting voor de bewerker om de gegevens niet voor eigen doeleinden of zonder opdracht van de verantwoordelijke te verwerken, de beveiligingsmaatregelen die de bewerker moet treffen en de wijze van uitvoeren van de meldplicht bij datalekken.
Verder kunnen jouw persoonsgegevens verstrekt worden aan derden wanneer WerkEnergiek! aan een wettelijke verplichting moet voldoen.
WerkEnergiek! zal jouw gegevens niet aan derden verstrekken voor commerciële of goede doelen.
Tot slot kan Werk Energiek! – nadat je hiervoor je toestemming hebt gegeven - jouw profiel of curriculum vitae, al dan niet geanonimiseerd aanbieden aan werkgevers, openbaar maken op LinkedIn of binnen een besloten gedeelte op haar website(s) en klantenportals, eventueel aangevuld met de testresultaten van door jou (online) uitgevoerde testen.

Doorgifte van uw gegevens buiten de EER

Je gegevens kunnen door derden buiten de EU worden opgeslagen, wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook in het contact met je of als je een gedrag-, drijfveren of talentenanalyse van TSI maakt. Deze partijen zijn “EU-VS Privacy Shield” gecertificeerd, zodat zij zich zullen houden aan de Europese privacyregelgeving.

Bewaartermijn

WerkEnergiek! zal jouw persoonsgegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk voor de doeleinden, die zij in deze privacyverklaring heeft genoemd. Dit betekent dat jouw persoonsgegevens bewaard worden, zolang deze nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken.
Twee jaar na datum van het laatste contact (exit gesprek) met de cliënt worden alle persoonsgegevens van de cliënt vernietigd, tenzij de cliënt schriftelijke toestemming geeft voor het langer bewaren van de gegevens of enige wettelijke bepaling een langduriger registratie voorschrijft, zoals de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Deze gegevens worden binnen 1 jaar na het verlopen van deze verplichting door ons verwijderd, tenzij voor ons verdere wettelijke verplichtingen bestaan om de gegevens langer te bewaren en/of beschikbaar te houden.

Gegevens die wij verwerken van website bezoekers

Google analytics
Door het statistiekenpakket, Google Analytics, worden cookies geplaatst. Wij willen graag weten hoeveel mensen onze websites bezoeken en hoe bezoekers onze website gebruiken, zodat we het gebruik van onze websites kunnen optimaliseren. We willen natuurlijk niet dat je ongewenst gevolgd wordt, echter we willen je zo goed mogelijk van dienst zijn en daarvoor hebben wij goede statistieken nodig. Bij Google Analytics wordt de informatie zo goed mogelijk geanonimiseerd. Jouw IP-adres wordt nadrukkelijk niet gebruikt. Wij kunnen je dus niet persoonlijk herleiden. Meer informatie over het beleid van Google Analytics vind je hier.

Social Media
We willen het voor je zo gemakkelijk mogelijk maken om de content van onze websites via social media te delen. Dit kan door middel van een aantal social media buttons. Van de volgende social media-kanalen hebben wij de buttons geplaatst. Lees de privacy-verklaringen van de respectievelijke social media-kanalen om te weten hoe zij met privacy omgaan. We helpen je alvast op weg door hieronder de links naar de verschillende privacy verklaringen met je te delen:
Facebook
Instagram
Linkedin

Uitschakelen en verwijderen
Wilt je de cookies uitschakelen of verwijderen? Dit kunt je doen via uw browserinstellingen. Gebruik eventueel de help-functie van je browser om te achterhalen hoe je dit kunt doen.
Wat je altijd kunt doen, is ‘Cookies van derden’ automatisch uitschakelen in je browser. De moderne browsers (Chrome en Firefox) bieden hiervoor veel opties. Geef in je browserinstellingen aan dat je niet ‘getrackt’ wilt worden. Je kunt de geplaatste cookies altijd zelf weer uit uw browser verwijderen. Ook kunt je ervoor kiezen om per domein de cookies te blokkeren. Via de website Your Online Choices kun je uitgebreider lezen hoe je cookies kunt uitschakelen.

Op onze website kun je link(s) naar externe website(s) aantreffen. Door op een link te klikken, verlaat je de website van WerkEnergiek! Het kan zijn dat deze externe website(s) gebruik maakt/maken van cookies. Graag verwijzen wij hiervoor naar de cookie- of privacyverklaring van de betreffende website(s).

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Ontvangt je een nieuwsbrief, dan heb je altijd de mogelijkheid om je met één klik uitschrijven. Mocht je jouw gegevens willen wijzigen of je je tussendoor willen afmelden, stuur dan een e-mail.
Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging, verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@werkenergiek.nl. Wij streven ernaar binnen vier weken na ontvangst van je verzoek, hierop te reageren.
Wanneer je beschikt over een eigen besloten web-omgeving of een portal, dan kun je mogelijk ook zelf je gegevens (gedeeltelijk) aanvullen, verbeteren of verwijderen.

Vragen, opmerkingen en klachten

Als je het idee hebt dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op. Dat geldt ook bij vragen of klachten rond de verwerking van uw persoonsgegevens door WerkEnergiek!
Mochten we er samen niet uitkomen, dan heb je op grond van de privacywetgeving het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

WerkEnergiek! spant zich tot het uiterste in om passende organisatorische en technische maatregelen te nemen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking en/of verlies. Verwerkers van WerkEnergiek!, die toegang hebben tot jouw persoonsgegevens, zijn gehouden aan een geheimhoudingsbeding.
Ondanks de door ons genomen veiligheidsmaatregelen, kan het voorkomen dat anderen er toch in slagen deze maatregelen te omzeilen en/of jouw persoonsgegevens voor oneigenlijke doeleinden te gebruiken. WerkEnergiek! kan hiervoor nooit op enigerlei wijze aansprakelijk worden gesteld. Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons op via info@werkenergiek.nl.

Wijzigingen privacyreglement

WerkEnergiek! kan dit privacy reglement aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden je daarom aan om dit reglement geregeld te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft van wijzigingen.

Dit privacyreglement is voor het eerst opgesteld op 23 mei 2018 en voor het laatst aangepast op 13 juli 2020.